Làm thế nào để chuyển từ Word sang PDF nhanh chóng nhất?

Đối với học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng hay bất cứ ai thường xuyên tiếp xúc với laptop, máy tính, làm việc trong lĩnh vực soạn thảo văn bản thì Word và PDF chắc chắn không còn là những cái tên mới lạ. Vậy tại sao sau khi hoàn thành một tài liệu, người ta thường chuyển sang file PDF? Và cách chuyển từ Word sang PDF là gì?

Tổng quan về Word và PDF

Word là gì?

Word hay Microsoft Word còn được gọi với tên gọi khác là Winword, là một chương trình soạn thảo văn bản rất phổ biến hiện nay, thuộc sở hữu của công ty phần mềm Microsoft. Word tích hợp nhiều tính năng đa dạng, độc đáo. Người dùng có thể soạn thảo và làm việc với các văn bản thô, chèn thêm những hiệu ứng, font chữ đẹp mắt, tích hợp với các đồ họa, biểu đồ,…

Bên cạnh đó, trong Word, người ta có thể chèn thêm các hình ảnh và định dạng cho phù hợp. Đặc biệt, Word còn sở hữu công cụ kiểm tra ngữ pháp và chính tả cho người dùng. Từ phiên bản Word 2007 trở đi, các tài liệu được xuất từ Word được lưu với đuôi .doc hay .docx. Word có thể mở được tập tin văn bản thô có đuôi .txt, xử lý các siêu văn bản .html,…

PDF là gì?

PDF là viết tắt của cụm từ Portable Document Format, đây là một định dạng tài liệu di động hoặc tập tin văn bản thuộc sở hữu của hãng Adobe Systems, PDF rất phổ biến hiện nay.

PDF được yêu thích bởi độ bảo mật rất cao, hỗ trợ trên cả máy tính lẫn các thiết bị di động, văn bản được hiển thị dưới định dạng PDF đều giống nhau ở mọi điều kiện làm việc. Kích thước file nhỏ, dễ dàng sao chép và chia sẻ.

Tại sao nên chuyển từ Word sang PDF?

Sau khi hoàn tất một văn bản, người dùng thường chuyển từ file Word sang file PDF. Vậy tại sao phải thực hiện thao tác này?

Các phiên bản Word khác nhau sẽ khiến cho tập tin khác nhau

Microsoft Word có rất nhiều phiên bản, những người dùng khác nhau có thể sẽ sử dụng nhiều bản Word khác nhau. Chính vì điều này mà tập tin văn bản của bạn sẽ bị khác đi khi mở trên những thiết bị khác nhau. Điển hình là tập tin được tạo bằng Word 2007 sẽ hiển thị khác đi khi mở trong phiên bản Word 2003. Việc chuyển sang file PDF sẽ giúp khắc phục lỗi trên.

Thiết bị mở tập tin bị thiếu font

Khi thiết bị được dùng để mở tập tin bị thiếu font chữ được dùng để soạn thảo văn bản thì sẽ bị lỗi font. Không phải bất cứ thiết bị máy tính nào cũng có thể hiển thị đúng font chữ, chính vì vậy việc xuất sang file PDF sẽ giúp giữ được định dạng của văn bản.

Bảo mật tập tin

Như đã đề cập trước đó, ưu điểm nổi bật của PDF chính là ở khả năng bảo mật rất cao, các thiết bị nhận văn bản sẽ không thể thực hiện bất cứ thao tác nào khác. Vì vậy nên khi biết cách chuyển từ Word sang PDF, bạn sẽ bảo vệ được tập tin khỏi các chỉnh sửa trước khi in hay trình chiếu.

Cách chuyển từ Word sang PDF

Hiện nay, có rất nhiều cách chuyển từ Word sang PDF, tuy nhiên phương pháp đơn giản và nhanh chóng nhất chính là sử dụng tính năng Save as có sẵn trong chương trình Microsoft Word. Hãy thực hiện theo các bước sau đây:

• Bước 1: Mở file Word mà bạn muốn chuyển đổi sang PDF, hoặc ngay sau khi hoàn thành việc soạn thảo một văn bản, click “File” và chọn tính năng “Save as”.

• Bước 2: Chọn nơi lưu trữ tập tin và chọn định dạng PDF.

Lưu ý: “File name” là tên bạn muốn đặt cho tập tin của mình sau khi chuyển sang PDF. Ở mục “Save as type” hãy chọn PDF để bắt đầu chuyển đổi.

Các bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết trong video dưới đây

• Bước 3: Nhấn “Save” để hoàn thành việc chuyển từ Word sang PDF.

Như vậy, thông qua bài viết trên, có thể nhận thấy rằng cách chuyển từ Word sang PDF không quá phức tạp. Chỉ bằng tính năng “Save as” có sẵn trong Word, bạn đã có thể bảo vệ tập tin của mình cũng như tránh khỏi nhiều rắc rối khác xảy ra khi in ấn, trình chiếu. Chúc các bạn thành công.